參加了很多招商會議，簡單的開會吃飯者有之，結(jié)果是十有六七準(zhǔn)客戶流失；精心策劃，全面維護(hù)者有之，往往“圈錢”效果良好。一次成功的招商會議是精彩的、充滿績效的，其籌備卻是枯燥的、乏味的，成功后面是精確付出，縝密安排，細(xì)節(jié)量化。200*年間，筆者策劃和親歷了兩個全球企業(yè)的招商全程，其招商成功，取決于籌備期間的細(xì)致細(xì)膩。
特披露全程細(xì)節(jié)，與同行交流。
——作者手記
按年度計劃，200*年２月９日～11日，崇泰服飾公司“鳳之韻－200*春季新品發(fā)布暨訂貨會”即將舉辦，屆時，全國500余家重點客戶將蒞臨參會。崇泰公司也欲借此強化品牌推廣、渠道建設(shè)、鼓舞士氣。為此，企劃部協(xié)同各兄弟部門正在緊鑼密鼓籌備中。
彩排——現(xiàn)場驗收
200*年2月7日9時，文如琪總經(jīng)理攜企劃、總辦、市場、培訓(xùn)、銷售、倉庫各部主管來到會議籌備現(xiàn)場，進(jìn)行現(xiàn)場驗收。為了在實際操辦中不出紕漏，給客戶留下嚴(yán)謹(jǐn)、老練、運作成熟、掌控能力強的好印象，文如琪經(jīng)理讓各部門現(xiàn)場彩排會議由遠(yuǎn)及近的進(jìn)程及準(zhǔn)備情況。
經(jīng)過3個小時彩排，讓會議參與者組織對會議流程、現(xiàn)場氛圍、每個環(huán)節(jié)都有了直觀認(rèn)識，企劃部經(jīng)理隨即將筆記本電腦上根據(jù)彩排調(diào)整完畢的時間推進(jìn)表及相應(yīng)的活動內(nèi)容交文總審閱，內(nèi)容如下（按實施時間、負(fù)責(zé)部門人、實施內(nèi)容、目的順序介紹）：
鳳之韻——崇泰服飾公司200*春季新品發(fā)布會暨訂貨會時間推進(jìn)表
會議地點：國賓館芳菲苑；會議時間：200*年2月9日～11日。
會前
2月1日～8日。市場部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理：會議期間銷售目標(biāo)、相關(guān)政策支持確認(rèn)。包括：1.市場部經(jīng)理：董事長、總經(jīng)理開幕致詞撰寫；重點客戶代表、新開客戶代表、優(yōu)秀員工代表營銷心得演講排練；市場部年度政策講解、銷售部銷售技巧場景演練；培訓(xùn)部對本年度各款服飾賣點、材質(zhì)、尺碼、下線時間、價格解說詞等一切與會稿件已歸納、匯總、排序完畢，并制作成PowerPoint供現(xiàn)場使用，其內(nèi)容核心是將公司“最基礎(chǔ)的是最重要的”理念與實際應(yīng)用再次傳播給參會人員；本次會議銷售目標(biāo)、相關(guān)支持已與2月1日同銷售部確認(rèn)。2.銷售部經(jīng)理：獎勵最佳客戶10名，22名優(yōu)秀客戶的29寸彩電、DVD、證書于2月9日運抵現(xiàn)場；52位準(zhǔn)客戶2月11日由培訓(xùn)、倉庫、銷售、市場、人事、財務(wù)各部聯(lián)合實施培訓(xùn)，培訓(xùn)稿件已歸納、匯總、排序完畢，并制作為PowerPoint供現(xiàn)場使用。目的：提升業(yè)績。
（文如琪：特別強調(diào)一下，會議期間，市場、銷售、培訓(xùn)各部要以老客戶為主體進(jìn)行政策、回款溝通。會議結(jié)束后，培訓(xùn)部老師、銷售部資深人員要迅速跟進(jìn)至準(zhǔn)客戶區(qū)域，保障對我們的合作伙伴評估到位、溝通到位、培訓(xùn)到位、回款到位。這是生死時速，務(wù)必執(zhí)行。）
2月1日～3日。銷售部經(jīng)理：銷售目標(biāo)、相關(guān)支持2月3日已于各區(qū)域最小單位分解完畢。截至2月6日， 1月、2月貨款客戶已100%匯入公司賬戶，已有92%客戶將200*年全部新產(chǎn)品定金發(fā)付。目的：提升業(yè)績。
2月1日～6日。市場部經(jīng)理、倉庫主任：春季新品、POP、海報、宣傳冊、促銷品、陳列標(biāo)準(zhǔn)、價格標(biāo)簽、包裝紙袋、培訓(xùn)光碟2月1日已配送至全國各個店面，按公司計劃，2月2日全線展開銷售。目的：加速品牌推廣、渠道建設(shè)。
2月1日～2日。培訓(xùn)部經(jīng)理：會議主持、嘉賓主持確認(rèn)、演練，與參會人員互動演練。本次會議主持人由培訓(xùn)部確認(rèn)，從客戶中選擇嘉賓主持1名與公司兩名主持組成，臺詞演練已結(jié)束。目的：活躍會議氣氛，引領(lǐng)輿論導(dǎo)向。
2月6日。總辦主任：會議日程安排表確認(rèn)發(fā)送至每個帶隊銷售人員，由其傳達(dá)、復(fù)印至各客戶人手一份。客戶交通往來通暢問題已與公安系統(tǒng)協(xié)調(diào)完畢。519家重點客戶姓名、性別、地區(qū)、聯(lián)系方式、客房、住宿已協(xié)同賓館安排到位，他們由各區(qū)銷售人員帶隊，2月9日簽到，屆時我部協(xié)同賓館營銷人員在機(jī)場、車站全天迎接。目的：確保會議順利進(jìn)展。
2月7日～12日。企業(yè)部分工，市場、培訓(xùn)、銷售、財務(wù)、倉庫各部執(zhí)行（另附全案）：督導(dǎo)組20名成員派駐各區(qū)域市場。目的：1.貫穿會議全程每一個準(zhǔn)備工作接觸點對執(zhí)行過程全面檢查、督導(dǎo)、反饋。2.保障會議期間市場平穩(wěn)。
會中
2月9日～11日會議全程：
總辦主任：會議期間，公司專用停車場、導(dǎo)引牌、簽到處由公司與賓館營銷部、保安部聯(lián)合負(fù)責(zé)，確保外圍順利；與賓館醫(yī)護(hù)人員聯(lián)合于會議期間在賓館內(nèi)24小時值班待命；會議期間天氣預(yù)報；除正餐外，會議期間賓館餐飲部專門安排有上午茶、下午茶、宵夜。目的：保障參會人員賓至如歸。
企業(yè)部經(jīng)理：配備影音設(shè)備3套，全程編輯。目的：用于店面宣傳、客戶留念、媒體傳播。
培訓(xùn)部經(jīng)理：1.會議期間，與賓館燈光師、音響師聯(lián)合調(diào)節(jié)現(xiàn)場燈光、音響效果。2.專人組織《銷售與市場》、《瑞麗》等為主體的記者團(tuán)全程參與會議，12日安排參觀公司總部、生產(chǎn)線、銷售現(xiàn)場，配合做相關(guān)報道。目的：引領(lǐng)輿論導(dǎo)向。3.賓館大廳前新品形象區(qū)實物陳列全部到位；現(xiàn)場培訓(xùn)部2名老師、銷售部20位服務(wù)人員分組負(fù)責(zé)解答客戶疑問。目的：展示新產(chǎn)品，激發(fā)客戶定購欲望。
2月9日～9月30日。企劃部分工，市場、培訓(xùn)、銷售各部執(zhí)行（另附全案略）：知名媒體軟硬傳播、服務(wù)熱線親切咨詢、顧客回訪、重點客戶維護(hù)、各店面新品突出整體形象、公司網(wǎng)頁內(nèi)容更新。目的：貫穿營銷全程每一個接觸點。
2月9日：
5：00～24：00。銷售部經(jīng)理：592名參會人員座位編號、胸牌、著裝、新品圖冊、筆記本、圓珠筆、計算器、新品訂單、會議評估表、紀(jì)念品、辦公包準(zhǔn)備好并發(fā)放至個人。目的：1.規(guī)范參會秩序。2.保障參會人員會議期間辦公、訂貨便利。
隨時簽到。總辦主任：客戶報到時同時通知返程航班、車次票據(jù)于2月11日在賓館1012房由其帶隊銷售人員領(lǐng)取。目的：確保會議進(jìn)展順利。
5：00～24：00。總辦主任：與會人員全天自助餐服務(wù)。目的：保障參會人員賓至如歸。
9日～11日7：00～8：30。銷售部經(jīng)理：組織每次17名，3天共計51名準(zhǔn)客戶與董事長、總經(jīng)理進(jìn)行早餐溝通。目的：提升廠商合力。
9日～11日21：00～21：50。銷售部經(jīng)理：組織每次20名，3天共計60名，具備可持性發(fā)展?jié)摿Φ闹攸c客戶與董事長、總經(jīng)理進(jìn)行晚茶溝通。目的：提升廠商合力。
2月10日：
2：00～24：00。市場部經(jīng)理：市場部與賓館營銷部、保安部30人于會議期間負(fù)責(zé)現(xiàn)場維護(hù)。目的：保障會議順利進(jìn)行。
9：05～9：20。市場部經(jīng)理：總經(jīng)理演講“最基礎(chǔ)的是最難做到的”。目的：理念傳播。
9：20～9：50。市場部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理：重點客戶代表講解“現(xiàn)場管理20條軍規(guī)”及配套小品演示。目的：“最基礎(chǔ)的是最重要的”理念在實際應(yīng)用中案例傳播。
9：50～10：20。市場部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理：新開客戶代表講解“賬目管理心得”及配套小品演示。目的同前。
10：20～10：35。總辦主任：茶歇時間。目的：松弛參會人員身心，提供非正式組織討論時間。
10：35～11：00。市場部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理：優(yōu)秀員工代表談營銷心得——“服務(wù)三部曲實際應(yīng)用”及配套小品演示。目的同前。
11：00～11：30。市場部經(jīng)理：春季季政策講解。目的：傳播公司新政策。
11：30～12:00。銷售部經(jīng)理：現(xiàn)場銷售人員基礎(chǔ)知識“視、聽、動、說、觸服務(wù)中實際應(yīng)用”與配套小品演示。目的：“最基礎(chǔ)的是最重要的”理念在服務(wù)應(yīng)用中的技術(shù)傳播。
12：00～13：20。總辦主任：午餐時間。目的：松馳參會人員身心，提供非正式組織討論時間。
13：00～13：25。培訓(xùn)部經(jīng)理：新品時裝秀模特20名，由培訓(xùn)部2名老師指導(dǎo)，銷售部20位服務(wù)人員安排點對點幫助著裝，以產(chǎn)品系列方式排序準(zhǔn)備出場。目的：保障時裝秀及解說質(zhì)量。
13：30～15：00。市場部經(jīng)理、培訓(xùn)部經(jīng)理：培訓(xùn)部對本年度各款服飾賣點、材質(zhì)、尺碼、下線時間、價格解說與時裝秀同步演出。目的：展示新產(chǎn)品，激發(fā)客戶定購欲望，指導(dǎo)客戶現(xiàn)場下定單。
15：00～15:15。總辦主任：茶歇時間。目的：松弛參會人員身心、提供非正式組織討論時間。
15：15～16：35。銷售部經(jīng)理：最佳客戶10名,優(yōu)秀客戶22名頒獎典禮與會場互動（證書、29寸彩電、DVD）。目的：提升廠商合力。
16：35～18：00。各部經(jīng)理：專題講座及與臺下人員互動。目的：加強廠商溝通。
18：00～24：00。培訓(xùn)部經(jīng)理：狂歡夜－美食、娛樂、歌舞、游戲、公司知識搶答、抽獎多位一體進(jìn)行。目的：提升廠商合力。
2月11日：
8：00～17：30。銷售部經(jīng)理：52位準(zhǔn)客戶由培訓(xùn)、倉庫、銷售、市場、財務(wù)、人事各部聯(lián)合實施培訓(xùn)，內(nèi)容為公司文化、市場定位、人力資源、團(tuán)隊建設(shè)、訂貨流程、定單制作、現(xiàn)場管理、陳列與服務(wù)、賬目報表制作、新品試穿感悟、銷售現(xiàn)場考察11項。目的：1.提升廠商合力。2.保障客戶行為標(biāo)準(zhǔn)與公司一致。3.保障廠商溝通、成長平臺一致。
13：00～17:00。銷售部經(jīng)理：由帶隊銷售人員協(xié)同，觀看新品形象展示、優(yōu)秀店面現(xiàn)場考察、協(xié)助訂單制作。目的：提升廠商合力。
17：00～17：30。銷售部經(jīng)理：由帶隊銷售人員協(xié)同，收取訂單、會議評估表。目的：1.統(tǒng)計定貨量。2.吸收客戶經(jīng)驗。
17：30～22：50。各部經(jīng)理：團(tuán)體合影、自由合影、送賓酒會。目的：提升廠商合力。
19：00～21：30。各部經(jīng)理：核心客戶咖啡廳分組溝通。目的：提升廠商合力，核心客戶重點輔導(dǎo)。
會后
2月12日9：00～11：00。企劃部經(jīng)理：賓館1012房將推進(jìn)表及附件返還企劃部經(jīng)理并進(jìn)行善后小結(jié)。目的：及時匯總各方信息并解決。
2月12日～14日。銷售部經(jīng)理、培訓(xùn)部經(jīng)理：培訓(xùn)部老師、銷售部資深人員迅速跟進(jìn)至準(zhǔn)客戶區(qū)域，保障對合作伙伴評估到位、溝通到位、培訓(xùn)到位、回款到位。目的：拓展空白區(qū)域，提升銷售業(yè)績。
2月15日。市場部經(jīng)理、倉庫主任：根據(jù)本次會議客戶定單，200*年3月的產(chǎn)品以銷定產(chǎn)，同時制定第二季度的生產(chǎn)計劃。目的：保障資金使用、貨品供配合理。
3月1日～27日。市場部經(jīng)理、倉庫主任：4月新品庫存、銷售支持物品、配送系統(tǒng)準(zhǔn)備完畢，貨量充沛。貨品調(diào)配中心接到財務(wù)派單后，根據(jù)地理位置不同，確保客戶2～6日內(nèi)可收到實物。目的：保障貨品流速。企劃部經(jīng)理、倉庫主任：會議光碟、團(tuán)體合影、自由合影隨貨發(fā)送至客戶。目的：提升廠商合力。
備注：
1.賓館1012房為會議值班室，總辦專人留守。24小時值班手機(jī)×××， 內(nèi)線電話×××。
2.會議籌委會人員、參與各項活動人員的手機(jī)請保持24小時開機(jī)，并調(diào)至振動狀態(tài)，隨身攜帶。
3.后附會議籌委會人員、參與上述各項活動人員、參會全部人員：姓名、性別、職務(wù)、參會內(nèi)容、地點、時間、聯(lián)系方式、客房號（本文略）。
4.后附賓館會議區(qū)、茶歇區(qū)、咖啡廳、餐廳詳細(xì)布局圖及功能介紹。
總經(jīng)理批示：
本表及附件，36名會議籌委會人員、參與各項活動核心人員會議期間需隨身攜帶，及時服務(wù)周邊參會人員， 2月15日9:00～11:00籌委會人員在公司會議室進(jìn)行善后總結(jié)。
總經(jīng)理：文如琪
200*年2月7日17:55
后記
“工欲善其事，必先利其器”。詳實準(zhǔn)備為“鳳之韻——崇泰服飾公司200*春季新品發(fā)布會暨訂貨會”鋪下了良好基礎(chǔ)，兩天后，會議順利舉行。公司品牌推廣、渠道建設(shè)、全員士氣又上新臺階。
會議評估分?jǐn)?shù)統(tǒng)計完畢后，大家看到重點客戶代表、新開客戶代表、優(yōu)秀員工代表營銷心得及配套小品得到了最高分，顯然，這些“最基礎(chǔ)的是最重要的”理念在實際應(yīng)用中的案例傳播，將會為崇泰服飾公司長期發(fā)展奠定更深厚的基石。
在善后會議中，各部門經(jīng)理討論總結(jié)各項細(xì)節(jié)，也一致認(rèn)為請客戶為客戶主持會議，請客戶為客戶解惑答疑，請客戶說服客戶，請客戶引領(lǐng)客戶這種營銷方式對公司而言是事半功倍，應(yīng)當(dāng)作為公司運作慣例，延續(xù)使用！
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